Cuando hablamos de «conferencia de prensa» o «rueda de prensa» todo el mundo se imagina una mesa presidencial donde una figura principal, acompañada por otras dos o tres secundarias, domina un espacio en formato platea ante una multitud de periodistas de medios deseosos de hacer preguntas. ¡Genial! Sobre todo si quien se imagina la escena es el potencial protagonista principal del evento. El problema, sin embargo, consiste en que una rueda de prensa no es estrictamente un acto social, ni está concebida a mayor gloria de sus portavoces: una rueda de prensa es, simple y llanamente, una herramienta de comunicación. Y, como tal, debe usarse con mucha prudencia y solo para difundir claramente un mensaje que conviene proyectar simultáneamente al mayor número posible de medios de comunicación.

Por suerte o por desgracia, he sufrido demasiadas ruedas de prensa mal planificadas, en las que la asistencia de periodistas se ha visto reducida a la más mínima expresión y las expectativas de sus impulsores se han visto arrolladas por la cruda realidad. Eso, normalmente, pasa (o pasaba) porque los sabios consejos del dircom, asesor o director de cuentas de la agencia correspondiente, habían sido desestimados, y el acto se había convocado a pesar de sus indicaciones.

¿Cómo evitar tanta frustración? Muy fácil: las ruedas de prensa solo se convocarán cuando la demanda informativa sea grande, urgente y difícil de gestionar individualmente. Porque no cabe engañarse: los periodistas de medios prefieren siempre disponer de un contacto informativo directo con los actores del hecho noticiable que compartir tiempo, espacio e información obtenida con sus colegas, por muy queridos que estos sean. Cuestión de competencia. Cuando el hecho es realmente noticiable todo el mundo tiene la obligación de conseguir y publicar más información y de mayor calidad que sus competidores. Hay incluso quienes tienen a gala no asistir nunca a las ruedas de prensa para no tener que compartir esa información con sus compañeros. También los hay que se abstienen de hacer preguntas realmente interesantes hasta que no termina la comparecencia pública y se propicia algún espacio de distensión y conversación más o menos privada, generalmente acompañada de croquetas.

Pero en cualquier caso, lo que es cierto es que la rueda de prensa es la herramienta más sincera y democrática de transmisión de información directa que se ha inventado hasta ahora.

Hay instituciones que generan un gran volumen de información y se ven obligadas a convocar periódicamente a la prensa. Son muy pocas. Gobiernos, grupos parlamentarios, asociaciones ciudadanas, instituciones financieras, grandes empresas que cotizan en el IBEX 35, empresas públicas y determinados clubes deportivos. Sus directivos no pueden pasarse todo el tiempo respondiendo personalmente tantas y tantas preguntas, para eso ya está su dircom o su agencia, pero sí que están moralmente obligados a comparecer periódicamente para explicarse ante los medios, sin intermediarios.

En los demás casos solo se deberían convocar conferencias de prensa en caso de crisis de gran alcance ciudadano, exposición de grandes proyectos de interés general o presentación de nuevos fichajes, siempre que sean mediáticos.

En resumen: no convocarás una rueda de prensa en vano, es decir, si el tema no afecta de forma relevante los intereses colectivos de la propia comunidad en la que actúa, y si no hay una demanda informativa (real o inducida) suficiente sobre el tema en cuestión.

Dicho esto, hay que prepararla. De igual modo que los periodistas de medios preparan sus preguntas, los periodistas de fuentes deben prever esas preguntas y preparar debidamente las respuestas. Y ensayar. Y tal vez hacer una pequeña formación de portavoces. Y ser humilde. Y rezar para que todo salga bien.

¿Y si quieres dar una información en la que no se da ninguna de esos supuestos? Pues no pasa nada, se utilizan otras herramientas de comunicación. Sigue leyéndonos para averiguar cuales.